Handboken · Bygg upp stället
Kassa och betalning
Kassan är det enda i restaurangen där Skatteverket har detaljerade teknikregler. Gör rätt från start, det är enkelt när du vet vad som gäller.
Sammanfattning
Säljer du mat mot kontanter eller kort måste du ha ett certifierat kassaregister med kontrollenhet, och det ska anmälas till Skatteverket. Kvitto ska erbjudas gästen. Restauranger måste också föra personalliggare varje dag. Räkna med 1 till 2 procent i avgift på varje kortbetalning.
Siffror att räkna med
- Certifierat
- kassaregister med kontrollenhet krävs i alla restauranger
- 1 till 2 %
- av varje kortköp går till kortavgifter
- 12 500 kr
- vanlig kontrollavgift när personalliggaren inte stämmer
- Varje pass
- ska personalen in och ut ur liggaren, även familjemedlemmar
Kravet på certifierat kassaregister
Lagen säger att den som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller kort ska ha ett certifierat kassaregister. Restaurang räknas dit från första dagen.
Det finns ett undantag för liten försäljning, under fyra prisbasbelopp om året. Det ligger runt en kvarts miljon kronor, men beloppet ändras varje år, så kontrollera nivån hos Skatteverket innan du litar på undantaget.
- Kassaregistret ska vara anslutet till en kontrollenhet eller ett godkänt kontrollsystem
- Registret ska anmälas till Skatteverket, och det kostar ingenting
- Anmäl också när du byter kassa, flyttar den eller stänger verksamheten
- Kvitto ska alltid erbjudas gästen, även vid Swish och kort
- Skatteverket får göra oanmälda kontrollbesök och provköp
Personalliggare varje dag
Restauranger ska föra personalliggare. Alla som arbetar ska skrivas in när de börjar och ut när de slutar, även du själv och även din bror som hjälper till en lördag utan lön.
Skatteverket kommer oanmält och räknar personer i köket mot liggaren. Stämmer det inte blir det en kontrollavgift på 12 500 kronor plus ett belopp per person som saknas. Beloppen justeras, så håll koll på aktuell nivå.
- Digital liggare i mobilen eller paddan är enklast och missas mer sällan
- Skriv in dig själv. Ägare som står i köket utan att vara i liggaren är en mycket vanlig anmärkning.
- Liggaren ska finnas tillgänglig i lokalen
- Spara uppgifterna så länge reglerna kräver, kassaleverantören sköter det oftast automatiskt
Kort, Swish och kontanter
Många svenska gäster betalar med kort eller Swish. Kontanter finns fortfarande på vissa orter och i vissa typer av verksamhet, men andelen sjunker år för år.
Jämför terminalavtal noga. Skillnaden mellan två leverantörer kan bli tiotusen kronor per år för en restaurang med normal omsättning.
| Betalsätt | Kostnad | Att tänka på |
|---|---|---|
| Kort i terminal | Ungefär 1 till 2 procent | Fråga efter pris per korttyp, företagskort kostar mer |
| Swish företag | Fast avgift per betalning | Enkelt vid avhämtning och utkörning |
| Kontanter | Ingen avgift, men tid | Räkning, växelkassa och risk vid insättning |
| Faktura till företag | Administration | Bra för lunchavtal med kontor i närheten |
Kassan och köket ska prata med varandra
En order som skrivs på en lapp och bärs in i köket blir fel förr eller senare. Låt kassan skicka beställningen direkt till en skrivare eller skärm vid spisen.
Detsamma gäller onlinebeställningar. Kommer de in i ett eget system måste någon skriva in dem i kassan igen, och då blir dagskassan aldrig rätt.
- Kvittoskrivare i köket med tydlig text och en ordersignal som hörs
- Låt onlinebeställningar landa i samma kassa som gästerna i lokalen
- Sätt upp knappar för de tio vanligaste rätterna. Sekunder i kassan blir minuter i kön.
- Ha en enkel rutin för retur och felslag, annars fixar personalen det på sitt eget sätt
Vanliga frågor
Måste jag ha kassaregister om jag bara tar Swish?
Ja. Swish räknas som en elektronisk betalning på plats och omfattas av samma regler. Avgörande är om du säljer på plats mot omedelbar betalning, inte vilket betalsätt gästen väljer.
Vad kostar ett kassasystem i månaden?
Molnkassor ligger på hundralappar i månaden per kassa, plus kortavgifter. Köper du hårdvaran kostar terminal, skrivare och padda tillsammans 15 000 till 40 000 kronor.
Kan jag använda en vanlig padda som kassa?
Ja, om appen är ett certifierat kassaregister och är kopplad till en kontrollenhet eller ett godkänt kontrollsystem. Fråga leverantören efter certifikatet, det ska de kunna visa direkt.
Vad händer vid ett kontrollbesök?
Skatteverket kan komma oanmält, göra ett provköp och be att få se kassaregistret och personalliggaren. Har du kvitton, liggare och rätt anmälan tar besöket en kvart. Saknas något blir det en avgift, inte ett åtal.